Functie: Secretaresse Hoofd van Dienst
Organisatie: Werkt onder leiding van: Hoofd van Dienst
Functiefamilies: Secretaresses, Administratie
Indicaties voor de functiefamilie : Ondersteuning, Informatieverwerking, Leiding
Resultaatgebieden:

Leiding

Betreft het verdelen van de werkzaamheden en het toezien op de kwaliteit van het werk.

    Prestatie-indicatoren:
    Opgepakte kansen
    Ingediende voorstellen

Agendabeheer

Betreft het maken, registreren en doorgeven van gemaakte afspraken.

    Prestatie-indicatoren:
    Tijdigheid, correctheid en volledigheid van gemaakte afspraken
    Communicatie over gemaakte afspraken
    Aktiviteiten, die uit de afspraken voortvloeien
    Bejegening

Informatieverstrekking

Betreft het beantwoorden van vragen van interne en externe relaties, het afhandelen en archiveren van binnenkomende en uitgaande post en het bijhouden van kleine administraties.

    Prestatie-indicatoren:
    Bereikbaarheid
    Bejegening
    Correctheid en volledigheid van de informatie
    Tijdigheid, correctheid en volledigheid van de afwerking
    Compleetheid van archief
    Correctheid en en volledigheid administratie

Organisatie vergaderingen

Betreft het organiseren van vergaderingen en andere aktiviteiten, de verslaglegging en de bewaking van de aktiepunten die daaruit voortvloeien.

    Prestatie-indicatoren:
    Accomodatie en voorzieningen
    Agenda en bijbehorende stukken
    Tijdigheid, volledigheid en correctheid verslag

Denkbare kritieke situaties:

De leidinggevende is passief.

De leidinggevende vindt dat hij geen brieven moet schrijven, de post moet openen en beantwoorden. Hij verwacht dat zijn secretaresse de brieven samenstelt met de inhoud, die hij haar mondeling meedeelt of op een "kladje". Voorts moet de secretaresse alleen die post met hem bespreken, die voor hem van belang is. Zij wordt geacht de post te openen en waar mogelijk reeds zelfstandig af te werken, b.v. concept-brieven en gemaakte afspraken. Voor moeilijke vragen en met persoonlijke post gaat zij naar haar leidinggevende. Tot groot genoegen van de leidinggevende loopt alles naar wens en wordt hij niet met futiliteiten lastig gevallen. Hij behoeft zich slechts met de hoofdzaken te bemoeien.

Commanderen en de baas spelen

De coordinerend secretaresse geeft alleen maar opdrachten aan de secretaresses en informeert nooit hoe het met hen gaat, hetzij m.b.t. tot het werk, hetzij privé. Funktioneringsgesprekken worden met de secretaresses niet gevoerd. Het gevolg is dat de secretaresses geen enkel initiatief durven te nemen en alleen de opgedragen taken uitvoeren.

Neemt initiatief

Secretaresse constateert dat er veel fouten en vertragingen in het werk voorkomen. Leidinggevenden en de medewerkers zijn zelf ontevreden. De secretaresse roept een aantal collega's bij elkaar om het probleem op te lossen. Gevolg is dat er in korte tijd een nieuwe en door iedereen aanvaarde werkprocedure is.

Gedragscriteria:
Klantgerichtheid

    Prestatie-indicatoren:
    Presentatie, werkverzorging en betrouwbaarheid
    Bereikbaarheid
    Klanttevredenheid
    Tips voor serviceverbetering

Samenwerken

    Prestatie-indicatoren:
    Positief kritische instelling
    Mate waarin men vrijwillig meehelpt aan het werk van een ander.
    Samenwerking met andere afdelingen en functionaris

Individugericht leiderschap

    Prestatie-indicatoren:
    Geeft grenzen aan
    Verlangt prestaties

Aanpassingsvermogen

    Prestatie-indicatoren:
    Constantheid van de kwaliteit onder wisselende omstandigheden

Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid

    Prestatie-indicatoren:
    Taalgebruik
    Stijl

Organisatiesensitiviteit

    Prestatie-indicatoren:
    Kwaliteit van de relatie met diensten en afdelingen

Initiatief

    Prestatie-indicatoren:
    Opgepakte kansen
    Ingediende voorstellen

Voortgangscontrole

    Prestatie-indicatoren:
    Overzicht over eigen werklast.
    Gewoonte om op vaste tijdstippen of momenten in het werkproces te controleren op afwerking en volledigheid
.

Sensitiviteit

    Prestatie-indicatoren:
    Hulpvaardigheid
    Tolerantie voor afwijkend standpunt

Prestatiemotivatie

    Prestatie-indicatoren:
    Initiatieven voor aanpassingen
    Leert relevante dingen bij
    Toont enthousiasme en inzet

Inzet/Energie

    Prestatie-indicatoren:
    Acceptatie extra werk en/of overwerk
    Pakt nieuwe dingen op naast het normale werk

Overige competenties:

    Diploma Secretaresse
    Computerkennis: WP 6.0, Windows
    Secretariële en administratieve ervaring

Loopbaanmogelijkheden:

    Instroomfuncties:
    Secretaresse A en B
    Medewerker medische administratie
    Diverse FMZ-functies

    Horizontale mobiliteit:
    Secretaresse C
    Medewerker medische administratie
    Diverse FMZ-functies

    Verticale mobiliteit:
    Diverse FMZ-functies


Orig:RGW (model)competentieprofiel Secretaresse Hoofd van Dienst RH 30 mei 1997

RGW website doc. Laatst bijgewerkt: 4-7-2007

Home RGW-functie database