Functie: Secretaresse Hoofd van Dienst |
Organisatie: Werkt onder leiding van: Hoofd van Dienst |
Functiefamilies: Secretaresses, Administratie |
Indicaties voor de functiefamilie : Ondersteuning, Informatieverwerking, Leiding |
Resultaatgebieden:
Leiding Betreft het verdelen van de werkzaamheden en het toezien op de kwaliteit van het werk.
Opgepakte kansen Ingediende voorstellen Agendabeheer Betreft het maken, registreren en doorgeven van gemaakte afspraken.
Tijdigheid, correctheid en volledigheid van gemaakte afspraken Communicatie over gemaakte afspraken Aktiviteiten, die uit de afspraken voortvloeien Bejegening Informatieverstrekking Betreft het beantwoorden van vragen van interne en externe relaties, het afhandelen en archiveren van binnenkomende en uitgaande post en het bijhouden van kleine administraties.
Bereikbaarheid Bejegening Correctheid en volledigheid van de informatie Tijdigheid, correctheid en volledigheid van de afwerking Compleetheid van archief Correctheid en en volledigheid administratie Organisatie vergaderingen Betreft het organiseren van vergaderingen en andere aktiviteiten, de verslaglegging en de bewaking van de aktiepunten die daaruit voortvloeien.
Accomodatie en voorzieningen Agenda en bijbehorende stukken Tijdigheid, volledigheid en correctheid verslag
|
Denkbare kritieke situaties:
De leidinggevende is passief. De leidinggevende vindt dat hij geen brieven moet schrijven, de post moet openen en beantwoorden. Hij verwacht dat zijn secretaresse de brieven samenstelt met de inhoud, die hij haar mondeling meedeelt of op een "kladje". Voorts moet de secretaresse alleen die post met hem bespreken, die voor hem van belang is. Zij wordt geacht de post te openen en waar mogelijk reeds zelfstandig af te werken, b.v. concept-brieven en gemaakte afspraken. Voor moeilijke vragen en met persoonlijke post gaat zij naar haar leidinggevende. Tot groot genoegen van de leidinggevende loopt alles naar wens en wordt hij niet met futiliteiten lastig gevallen. Hij behoeft zich slechts met de hoofdzaken te bemoeien. Commanderen en de baas spelen De coordinerend secretaresse geeft alleen maar opdrachten aan de secretaresses en informeert nooit hoe het met hen gaat, hetzij m.b.t. tot het werk, hetzij privé. Funktioneringsgesprekken worden met de secretaresses niet gevoerd. Het gevolg is dat de secretaresses geen enkel initiatief durven te nemen en alleen de opgedragen taken uitvoeren. Neemt initiatief Secretaresse constateert dat er veel fouten en vertragingen in het werk voorkomen. Leidinggevenden en de medewerkers zijn zelf ontevreden. De secretaresse roept een aantal collega's bij elkaar om het probleem op te lossen. Gevolg is dat er in korte tijd een nieuwe en door iedereen aanvaarde werkprocedure is. |
Gedragscriteria: Klantgerichtheid
Presentatie, werkverzorging en betrouwbaarheid Bereikbaarheid Klanttevredenheid Tips voor serviceverbetering Samenwerken
Positief kritische instelling Mate waarin men vrijwillig meehelpt aan het werk van een ander. Samenwerking met andere afdelingen en functionaris Individugericht leiderschap
Geeft grenzen aan Verlangt prestaties Aanpassingsvermogen
Constantheid van de kwaliteit onder wisselende omstandigheden Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid
Taalgebruik Stijl Organisatiesensitiviteit
Kwaliteit van de relatie met diensten en afdelingen Initiatief
Opgepakte kansen Ingediende voorstellen Voortgangscontrole
Overzicht over eigen werklast. Gewoonte om op vaste tijdstippen of momenten in het werkproces te controleren op afwerking en volledigheid Sensitiviteit
Hulpvaardigheid Tolerantie voor afwijkend standpunt Prestatiemotivatie
Initiatieven voor aanpassingen Leert relevante dingen bij Toont enthousiasme en inzet Inzet/Energie
Acceptatie extra werk en/of overwerk Pakt nieuwe dingen op naast het normale werk
|
Overige competenties:
Diploma Secretaresse
|
Loopbaanmogelijkheden:
Secretaresse A en B Medewerker medische administratie Diverse FMZ-functies Horizontale mobiliteit:
Verticale mobiliteit:
|