Functie: Hoofd Bureau Contractmanagement |
Organisatie: Werkt onder leiding van: Directeur Algemene Zaken |
Resultaatgebieden: Leiding en Organisatie. Betreft het operationeel leidinggeven, het vormgeven aan het arbeidsklimaat en de werkorganisatie van het Bureau Contractmanagement, het vormgeven aan een klant gestuurde en een zakelijke dienstverlening door het Bureau Contractmanagement. Prestatie-indicatoren: Kader en medewerkers vormen een goed team De voortgang, de kwaliteit en de resultaten van de dienstverlening wordt bewaakt. Opmerkingen en veranderingen worden gezien als uitdagingen. De organisatie wordt gestuurd door behoeften van klant De stijl van leidinggeven motiveert en inspireert de medewerkers. Kader en medewerkers zijn gespitst op verbeteringen, aanpassingen en vernieuwingen. Een goede interne communicatie, er komen goede signalen van beneden naar boven. Er is een goede sfeer, teamgeest en men kan onderlinge conflicten gemakkelijk aan. Veel aandacht voor scholing en ontwikkeling medewerkers Producten en diensten Betreft het specificeren en selecteren van nieuwe, verbeterde en/of efficiëntere producten en diensten. Het signaleren en zakelijk afwegen van kansen van nieuwe producten en diensten en samenwerkingsverbanden. Prestatie-indicatoren: De juiste producten en diensten zijn in de juiste kwaliteit en de juiste hoeveelheid op de juiste tijd gekocht en geleverd. De behoefte van de gebruikers aan producten en diensten is geïnventariseerd. Nieuwe verbeterde en/of aangepaste producten en diensten zijn geïntroduceerd. Gebruikt signalen, zoals artikelen of informatie van derden om te onderzoeken of een bepaald product of dienst in het bedrijf functioneel en te gebruiken is. De inkoop wordt op een andere, niet conventionele wijze georganiseerd. Efficiency-verbetering van het gebruik van producten en diensten is gerealiseerd. Nieuwe producenten, leveranciers en partners zijn geacquireerd. Is goed geïnformeerd over ontwikkelingen in de markt en de technologie. Kennis van ontwikkelingen worden effectief aangewend voor het bedrijf en eigen functie. Reageert adequaat op signalen van klanten, producenten en leveranciers. Oordeel van de raad van bestuur, directie, klanten, producenten en leveranciers over de activiteiten van het Bureau Contractmanagement. Contractmanagement Betreft het sluiten en toetsen van de contracten met producenten, leveranciers en partners en het uitvoeren, controleren en beheren van de contracten en samenwerkingsverbanden. Prestatie-indicatoren: De contracten, clausules en termijnen zijn juridisch en zakelijk uitstekend opgesteld. De contracten zijn zodanig opgesteld dat bij nalatigheid en wanprestatie het bedrijf juridisch en financieel sterk staat. De contracten worden op naleving van de termijnen, kwaliteit en kwantiteit gecontroleerd. Uitvoering en naleving van de contracten en clausules geschiedt tijdig en nauwgezet. Nalatigheid en wanprestatie in de uitvoering wordt tijdig gesignaleerd, gerapporteerd en de juiste acties worden ondernomen. De bejegening van de klanten, producenten en leveranciers is en blijft in alle omstandigheden correct, zakelijk en efficiënt. Relatiemanagement Betreft het ontwikkelen en onderhouden van effectieve relaties met anderen zowel binnen als buiten het bedrijf. Het adequaat aanwenden van netwerken om zaken voor elkaar te krijgen. Prestatie-indicatoren: Legt contacten met experts zowel intern als extern en zorgt ervoor door hen op de hoogte te worden gehouden van nieuwe ontwikkelingen. Voor onderhouden en uitbreiden van het netwerk worden symposia en congressen bezocht. Is lid van de juiste netwerken en (beroeps)verenigingen. Bouwt en onderhoudt een netwerk binnen het bedrijf. Probeert contact te leggen en te onderhouden met de beslissers in het bedrijf. Helpt collega's gevraagd en ongevraagd. Brengt mensen uit het eigen netwerk met elkaar in contact op het moment dat daardoor een win-win situatie kan ontstaan. Waakt ervoor dat hij kwetsbaar en/of afhankelijk wordt van derden. |
Denkbare kritieke situaties: - Heilig geloof dat het bedrijfsleven inventiever is in het ontwikkelen van nieuwe producten en diensten. - Het hoofd CM doet hetgeen de gebruiker hem opdraagt en neemt zelf geen initiatieven. - Het hoofd CM laat gebruikers adviseren door producenten en leveranciers. - Het hoofd CM schermt met zijn specialistische kennis en luistert selectief naar derden. - Alle contracten, ook voor nieuwe producten, diensten en activiteiten zijn gestandaardiseerd en volgen een geprotocolleerde procedure. - Contracten zijn zo goed dat een systeem om naleving van contracten te controleren overbodig is. - Kan de geneugten van het bedrijfsleven niet goed weerstaan. - Wijziging in de kwaliteitseisen worden niet voldoende naar de medewerkers gecommuniceerd. - Klachten van andere gebruikers worden niet serieus genomen want zij zouden niet deskundig zijn. - Hoofd CM geeft een slecht voorbeeld van dienstverlening en relatiemanagement aan zijn medewerkers. |
Gedragscriteria: Creativiteit Prestatie-indicatoren: Komt met een geheel nieuwe benadering of aanpak Past oplossingmogelijkheden toe uit andere werkterreinen Kijkt over grenzen eigen vak en bureau Vraagt ruimte voor eigen stijl of eigen oplossingen Probleemanalyse Prestatie-indicatoren: Bepaalt eerst de hoofdlijnen, detailleert later. Anticipeert tijdig op storingen Ziet verbanden tussen verschillende situaties en problemen Beschikt over verschillende methoden om complexe problemen aan te pakken en relevante informatie te verkrijgen Overtuigingskracht Prestatie-indicatoren: Hanteert de juiste stijl en de goede argumenten Brengt hetzelfde idee op verschillende manieren naar voren Krijgt de medewerkers tot een positieve reactie op een voorstel Klantgerichtheid Prestatie-indicatoren: Stelt zich dienst- en hulpverlenend op Overtuigt zich van de wensen van de klant Laat een ander in zijn waarde, toont respect Levert maatwerk voor de klant Reageert op klacht met prompt herstel, zonder defensief gedrag Durf Prestatie-indicatoren: Beslist wanner dat nodig is, ondanks duidelijk onvolledige informatie Presenteert een controversieel standpunt Gaat confrontaties niet uit de weg Initiatief Prestatie-indicatoren: Onderneemt iets om de voortgang te versnellen Komt uit eigen beweging met ideeën en oplossingen Grijpt kansen Visie Prestatie-indicatoren: Werkt aan doelen en plannen op lange termijn Wijst op nieuwe problemen en nieuwe situaties die voor anderen nog niet duidelijk zijn Houdt rekening met veranderingen en vernieuwingen, met name ook buiten het bedrijf Organisatiesensitiviteit Prestatie-indicatoren: Reageert op onuitgesproken behoefte Goede relatie met diensten en afdelingen Onderkent problemen bij andere organisatie-onderdelen en/of medewerkers Groepsgericht leiderschap |
Overige competenties: Academische opleiding Ervaring in een leidinggevende functie Goede leidinggevende en communicatieve vaardigheden |
Loopbaanmogelijkheden: Instroomfuncties: Clusterbeheerder Beheerder Horizontale mobiliteit: Leidinggevende functie faciliteiten en andere directoraten Verticale mobiliteit: Clustermanager Hoofd van Dienst/Faciliteit |
Auteur: Rudi Hilberts. Laatst bijgewerkt 8 augustus 2007
Home Database competentieprofielen