Mindmapping
Mindmapping is een van de vele handige managementgereedschappen die al geruime tijd
beschikbaar zijn, maar die door het gebruiksgemak dat moderne computers bieden nu pas door het moderne management meer worden gebruikt.
In eerste instantie is mindmapping gewoon een techniek om gedachten die mensen over complexe dingen hebben zo volledig mogelijk in een schema op papier te krijgen.
Dat schema heet dan de mindmap. Het wordt een soort landkaart van wat er zich over dat
onderwerp afspeelt in je denken. Een goede techniek vereist op zijn minst dat je het schema
een paar maanden later zelf nog begrijpt en dat het overdraagbaar is. Andere mensen moeten
ook kunnen begrijpen. Mindmapping is ontwikkeld als een slimme manier om informatie uit
brainstormsessies vast te houden. Maar het werkt ook als die "brainstorm" in je eigen hoofd
plaats vindt. Verder is het meer dan alleen maar een verslag maken. Als je er aan gewend bent
kun je er erg vrij mee werken. Want je kunt iedere gedachte die in je opkomt op elk moment
een plaats geven in je schema. Je bent niet gebonden aan beperkende spelregels die behoren
bij associatietechnieken en bij brainstorming.
Mindmapping kan gewoon met potlood en papier. Er is eigenlijk geen computer bij nodig.
Maar dan moet je wel heel netjes kunnen tekenen en schrijven in je schema. En je moet al van
te voren een goed plan hebben hoe je de idee-wolkjes op hun plaats zult krijgen, anders wordt
het schema toch wel minder overzichtelijk. Dat was moeilijk tot de computer in beeld kwam.
Gummetjes, plakband, carbon en typex zijn op kantoor inmiddels vrijwel uitgestorven. Op het
beeldscherm van de pc kunnen teksten en plaatjes veel gemakkelijker verschoven en
gecorrigeerd worden. Daarna zorgt een printer er voor dat het resultaat er professioneel uitziet.
Als deze voordelen gekoppeld worden aan het gemak van communicatie en samenwerking via
netwerken en andere elektronisch datatransport, worden de essentiële bijdragen van de
computer voor dit managementgereedschap duidelijk.
Waarom is mindmapping handig bij resultaatgericht werken?
Mindmapping is een compleet managementgereedschap dat resultaten van complexe
processen efficiënt in beeld brengt, waarbij gedragsaspecten op een praktische en natuurlijke
wijze ingevoegd kunnen worden. Bovendien is deze werkwijze heel geschikt om een aantal
belangrijke managementcompetenties zichtbaar te maken en optimaal te benutten. Tenslotte ... Een mindmappings programma zoals Mindmanager (zie hieronder) is ook een heel bruikbaar hulpgereedschap als u resultaatgerichte functie- of organisatie-analyses wilt maken.
Een recept voor mindmapping.
In het volgende zullen we dankbaar gebruik maken van de tekst en illustraties uit een
document van mr. C.S.Heal van het Los Angeles County Sheriff Department. Het origineel is
tussen veel ander materiaal over mindmapping op het internet te vinden.
Je neemt een blanco vel papier en je zet in het midden een kenmerkende titel voor het probleem dat je bezig houdt en je trekt daar een cirkeltje om. Dat is idee-wolk nr1.
Vervolgens benoem je stuk voor stuk zaken die in je opkomen en die met je probleem verband houden. Zet die in andere wolkjes rond het primaire probleem en verbind die door lijnen met het centrale probleem. Bekijk ieder nieuw thema alsof het een centraal probleem is en groepeer daarom heen relevante andere zaken.
Teken ook hiervan verbindingen in en behandel ook deze latere onderwerpen alsof ce een
centraal thema vertegenwoordigen, etc. Het gevolg is dat er een patroon ontstaat waarbij
zichtbaar wordt dat sommige onderwerpen veel meer verbindingen hebben dan andere en dat
er onderwerpen zijn die eerst moeten worden aangepakt of zelfs bepalend zijn voor de
uitkomst van andere zaken.
Een praktijkvoorbeeld:
Heal gebruikt als voorbeeld de politionele aanpak van een politieke demonstratie. Zoiets is
complexer dan een rel of de binnenkomst van een trein met voetbalsupporters. Bij een
politieke demonstratie gaat het om het wekken van de aandacht, om het geven van informatie
en om het tonen van betrokkenheid. En het mag. Maar er zijn altijd emoties bij en er speelt
ook altijd de mogelijkheid dat het komt tot relletjes en geweld. Probleem voor de politie is dat
enerzijds de demonstratie officieel is toegestaan en de demonstranten beschermd moeten
worden, maar dat anderzijds iedereen die dat wil ook nog gewoon over straat moet kunnen
naar zijn kantoor, werk of winkel. Wanneer zoiets zich voordoet moeten er heel veel zaken
bekeken worden en vooraf gepland om de veiligheid van iedereen te waarborgen zonder een
normale gang van zaken in de stad volledig te verstoren.
Begin met het plaatsen van het centrale thema op je papier, goed in het midden, zodat er genoeg ruimte is om de kaart te laten groeien. (zie figuur 1)
Vervolgens: bedenk een zaak die daarmee verbonden is, (bijvoorbeeld: toestemming) maak ook daar een wolkje van en verbind de wolkjes met een lijn.
In dit voorbeeld is gekozen voor "toestemming" (permits) omdat gemeentes om veilgheidsredenen beperkingen kunnen opleggen aan demonstraties, met name bijvoorbeeld v.w.b. tijdstip en plaats. Je kunt niet zomaar snelwegen en spoorwegovergangen blokkeren, etc. In dit stadium gaat het niet om het oplossen van het probleem, alleen maar om het vaststellen dat het probleem er is. Vervolgens zo doorgaan, met zoveel mogelijk zaken als je maar kunt bedenken. Wel kort zijn. Slechts een of twee woorden gebruiken om een probleemgebied aan te geven. Ook nog geen probleem maken van netheid of uitgummen. Het gaat er nu om dat het denkproces gestimuleerd wordt. Alles kan nu belangrijk zijn. Prettig is hierbij ook input van collega's, etc., ook al zijn die geen specialist op dit onderwerp. Hun (andere) gezichtspunten voegen juist waarde toe. (fig 3)
Naast de toestemmingen hebben we nu ook veiligheid, verkeersregeling, groepsbegeleiding en tegen demonstraties benoemd. Als deze zaken hebben te maken met onze politieke demonstratie. We kunnen nog hier wel meer items aangeven, maar we gaan nu over naar de volgende stap. Elk van deze wolkjes heeft eigen betrekkingen met andere zaken. Bij voorbeeld veiligheid heeft te maken met de plaatselijke politie, de ME, de ambulance en met particuliere beveiliging. Verkeersregeling kan inhouden dat er straten worden afgezet, wegen worden omgeleid en dat er bijzondere mogelijkheden voor parkeren en openbaar vervoer moeten komen.
Zelfs deze items kunnen met allerlei andere relevante zaken verbonden zijn. Zo groeit de kaart, de "mindmap", steeds verder uit naar buiten. Tenslotte kan het misschien niet allemaal op een vel papier. Geen nood, dan nemen we een van de minder centrale items en maken die tot centraal thema van een secundaire mindmap. (fig. 5)
Een van de grootste voordelen van mindmapping is dat je op deze manier de onderwerpen tot bij elkaar behorende groepen kunt bundelen. In zekere mate kun je ook prioriteiten toekennen.
Die soort dingen kun je aangeven door de verbindingen of de onderwerpen een andere kleur te geven, dikkere lijnen te gebruiken of door een groep verwante zaken in een "superwolk" bij elkaar te zetten. (fig. 6)
Nog een andere manier is verschillende soort figuren te gebruiken voor verschillende soorten
onderwerpen of verschillende niveaus van het schema
. Bijvoorbeeld centrale groep: cirkels;
volgende serie: rechthoekjes; volgende serie: driehoekjes, etc.
Een van de trucs om een mindmap zonder grafische afbeeldingen netjes op papier te krijgen is
het systematisch rubriceren. Alle onderwerpen worden dan behandeld alsof ze hoofdstukjes
van een rapport zijn. In dit voorbeeld wordt dat bijvoorbeeld:
Politieke demonstratie.
1. Toestemmingen.
1.1 Gemeente
1.2 Aankondigingen
1.3 Voorwaarden
1.3.1 Tijden.
1.3.2 Leiderschap en verantwoordelijkheid
1.3.1 Afmetingen spandoeken
2. Begeleiding.
2.1 Deelnemers
2.2 Toeschouwers
2.2.1 Medestanders
2.2.2 Tegenstanders
2.2.1 Relschoppers
Etc.....
Mindmapgereedschap vindt u voldoende op internet. U kunt het vinden door het woord "mindmapping" in te typen op Google.